Spencerに聞く、英語ビジネスコミュニケーションシリーズ第二弾をお届けします。前回に引き続き、英語を学ぶためには英語で学ぶのが一番ということで、言語は英語で配信していきます。

今回のテーマは「The Meaning of Awesome – フォーマルな英語ビジネスメールはネガティブ？カジュアルのコツはHyperbole」

北米で生活していると、毎日20回以上聞く”Awesome”。そのAwesomeの背景にある、アメリカのHyperbole (誇張表現)の文化、さらにはビジネスEmailを書く時になぜカジュアルな方が良いのか？までお話しいただきました。

Speaker: Spencer Thurlow:

日米間のビジネス開発のプロフェッショナル。
2016年に高知にある英語学校で海外留学のプロジェクト発足に従事する。
帰国後は日本での経験を活かし、ボストン日本協会のMembership Managerを務める。

The Meaning of Awesome

「Awesome = 素晴らしい」という意味ではない？

Spencer：
Hyperboleとは、事実より少し大げさに表現されたものを意味します。アメリカのビジネスの場では、Hyperbole（誇張表現）を目にします。

例えば、今回のテーマであるAwesomeという表現は、色々な意味合いを持った言葉です。
Awesomeを直訳すると、「極めて」、「素晴らしい」、「感動」、「賞賛」または「恐れ」などの意味となります。

しかし、実際のアメリカでの生活では、本来の意味と違った意味で使われることがあります。

例えば、私がスーパーマーケットで食品サンプルを貰うとするでしょう。
私はそのサンプルを店員から受け取った時に「Awesome」を使います。
誰がどうみても、この場合私はこの食品サンプルに感動していませんし、賞賛をしているわけではありません。
ましてや、この商品を恐れているわけでもありません。
実際は、この場合のAwesomeは「ありがとう」という意図で使っています。

Awesome以外にも、PerfectやCoolといった、本来の意味とは離れた意味合いで使われる単語が多く存在します。

それでは、本当に商品を褒めたい場合はどのような表現をすべきなのかということになりますが、そうのような場合は別の表現をする必要があります。

例えば、展示会などで商品を手にとり、AwesomeやBestなどの単語を使って感想を述べるとします。
これらの単語の本来の意味通り理解すると、適切な表現方法に見えますが、こういったケースでは、Awesomeなどの単語は残念ながら安っぽく聞こえ、うわべだけに捉えられてしまいます。

なぜなのでしょうか？

もし本当にこの商品が気に入った場合は、Awesomeなどの表現を使うのではなく、例えば「このクラッカーに塗られているチーズは素晴らしい！」のようにその商品のどこが気に入ったのか説明したり、商品についての質問をした方が、関心度の高さが伝わります。

ボディーランゲージや文脈で本来の意図を汲み取ることができる

どういったタイミングで安っぽく聞こえてしまうのかという判断は、少し難しいかもしれません。
ただ、このような誇張表現というのは、ボディランゲージや前後の文脈から、相手が本来意図していることを理解することができます。

例えば、商品のプレゼンを行った後、多くの人が、「Cool！」や「Great!」という表現を使って、褒めてくれると思いますが
多くの場合このような表現は、礼儀として言っているだけで、本心から称賛しているわけではありません。

先ほど説明したように、面と向かってその人と話している場合、多くの場合が、仕草や声のトーンなど様々な視点から本当にその人が意図している事を理解することは可能です。

例え英語に自信がなくても、ボディーランゲージや様々な要素から本来の意味を汲み取ることができます。相手の表情が見える局面では、言語の問題はそこまで大きくありません。

先ほどの食品サンプルの件も、店員さんは私が使ったAwesomeという表現には、Thank you程度の意味合いしかないことがすぐにわかったと思います。
なぜなら、私の声のトーンはもちろん、そこはスーパーマーケットという状況で、称賛のために言った表現ではないことが明白だからです。

アメリカではビジネスメールでもカジュアルさが求められる

ただし、それが相手の表情がみえない、文字でのコミュニケーションになると話は別です。
そもそも声のトーンは、メールには存在しません。

日本では、形式の決まったコミュニーケーションの方法がありますよね。
その形式によって、ある程度、前後の文脈を掴むことが出来るかなと思います。

一方でアメリカでは、形式などはなく、カジュアルなコミュニケーションを好みます。
そのため、日本人がアメリカ人からメールを受け取った場合に、本来の意図を汲み取ることが難しく、困惑することがあると思います。

ここで例として、私が実際に受け取ったメールを紹介します。

Spencer,

Perfect! See you at the university around 11:30am! We can walk over to the dorms and try to take a look – we’ll see if the building is open, and then head to the cafeteria to eat some lunch.

Best,
Andy

このメールは、私に商品を売ろうとしていた営業からのメールです。
当然、彼はこれからビジネスに繋がることを期待しています。

しかしそのようなケースでも、彼はカジュアルな方法でアプローチをしてきたわけです。カジュアルなトーンでメールをすることで、友人や同僚と話をしているような感覚になり、彼に対してポジティブな印象を持ちました。この面と向かって話しているようなカジュアルな手法は、見込み顧客であっても、上司とのメールでもよく使われます。

日本では初めてのメールでのやりとりで、カジュアルな表現は使わないと思いますが、アメリカでは非常に重要です。

もしアメリカ文化の授業があるとしら、間違いなく「カジュアルの重要性」について一番初めに学ぶことになるでしょう。
先ほどのメールの例のように、友人と喋っているような表現をメールでも使う事が当然とされているのです。

Akihiro:
日本人はカジュアルなビジネスメールを書くことに抵抗があるかと思います。

Spencer：
そうですよね、おそらく最初は難しいと思います。
まずはAwesomeなどの砕けた誇張表現をうまく使う事で、口語表現に近い、カジュアルな表現にすることが大切です。
ただし、このような誇張表現を使いすぎても、安っぽく聞こえてしまうので気をつける必要はあります。

この誇張表現はアメリカ文化のコミュニーケーションの中で重要で、前回のポットキャストのテーマでもあった「ユーモア」にも繋がっていきます。

例えばスーパーでの食品サンプルのケースでは、私がその商品を「今まで食べた物の中で、一番美味しい！」ということを意図していないことは明白ですよね。ただ私はそこでAwesomeという表現を使いました。
それはある意味、意図した誇張表現でもあるので、ユーモアとなります。
コミュニーケションではこのような誇張表現はとても役立ちます。

フォーマルなメールはネガティブな内容を連想させる？

Akihiro:
逆に、もしフォーマルなメールを受け取った場合、どのような印象を持ちますか？

Spencer：
警察からのメールかと疑いますね。笑

フォーマルなメールを受け取ると、少し不安になります。例えば税金についてのメールはとてもフォーマルですね。
フォーマルなメールを受け取ると、なにか問題があったのかと少し心配になります。

ビジネスにおいては、商談がうまく行かなかった場合にメールの形式はフォーマルなものが多いです。

例えば、

Dear Spencer Thurlow,

We appreciate your business but at this time, we feel it’s not right for us…

Spencer Thurlow　様
この度はご提案頂き誠にありがとうございます。
大変素晴らしいご提案ではありましたが、残念ながら今回は

ネガティブなことを知らせるメールは、このようにフォーマルなメールであることがほとんどです。
フォーマルなタイトルを見ただけでも、うまくいかなかった事がわかることもあります。

それとは逆に、ポジティブなメールの場合は、非常にカジュアルな文面の場合が多いです。例えば、私が昨年有名な賞の選考に残った際に受け取った手紙は、

Hey Spencer,

Just letting you know you’re on the shortlist for this big award.

Thanks

このような非常に簡素でカジュアルなものでした。

基本的にこのくらいカジュアルなものが多いので、フォーマルな文面であると逆に身構えてしまいますね。

Akihiro:
ありがとうございました。

English ver.: The Meaning of Awesome – a formal business email is a sign of bad news?

Awesome doesn’t always mean awesome

Spencer：
In Corporate American conversation or business settings, you hear many different kinds and levels of exaggeration or hyperbole that mean many different things.

Hyperbole just means that when we say a word that is larger than the truth.
For example, the word “Awesome” which is the title of this podcast. If you look at the American dictionary definition for “Awesome”, it means extremely impressive, daunting, inspiring, great fear, admiration, apprehension.

But in real life in American culture, awesome is used much differently. For example, when I’m in a grocery store and I see a free sample of food and someone gets me a free sample, I will say “Awesome” as I take the sample.

I think it’s pretty clear here that I’m not talking about inspiring, great admiration. I’m not afraid of these grocery snacks but what I mean in that situation is that I’m just simply saying “Thank you” and I used these words like awesome, perfect, totally, cool, super great. I use these in a lot of casual situations with everyday people.

But when you’re really trying to compliment someone, it can be tempting to simply add more compliments.
If you see a cool product at a convention, it might be easy or tempting to say “Wow this product is truly the most awesome or best product I’ve ever seen”.

But unfortunately, if you say this, you’ll come off as tacky or sloppy or simply insincere.
But it’s interesting – why? If we stack compliments, won’t they become more meaningful? I think this goes back to what I said earlier with hyperbole.

Body language and context help understand what it really means

Spencer：
Hyperbole is very closely related to body language.

We talked a lot about context and how much context matters but it can be very difficult to understand hyperbole without the body language around it.

Other things matter a lot, like the tone of what I’m saying, how quickly I’m speaking, in any case, it’s very easy to pick things up and get the essential meaning.

With the case of the food sample, if I really did feel their product was more than just awesome, as I said before, just adding positive language won’t help. In that case, the vendor will likely find it more meaningful if I compliment a detail of the food or ask a question since it shows just that I have taken the time to be more interested in the product.

I found always this is a much better way to say: “Oh, the cheese on the bottom of this cracker is so great.” or “Where did this particular product come from?”

Just getting into it shows that you are more interested. If you just say “Oh that product is awesome,” It doesn’t communicate that you actually believe that their product is good.

Which can be confusing because especially if you’re presenting a product or an idea, and almost everyone will tell you “Hey, that was really cool!” or “That was so great!”. But you should be careful with these comments because a lot of times those things can actually be sort of just a way of being polite.

But in situations where you’re in the same room as someone else, there’s a lot of different data points you will be able to collect in order to identify the meaning of the person who is trying to speak to you.

Even if your English isn’t so good or your Japanese isn’t so good, you’d still be able to understand what they’re saying because of their body language, because of who they are, because of a bunch of different factors.

So language matters less in those cases, which is why when I tell my vendor “Hey, awesome!”, he understands what I mean not only from my voice, but also because we were in a grocery store, I don’t truly think this product is great. It sounds super obvious, right? Of course, anyone can understand this.

Business emails should be casual in the US

Spencer：
But when we switch to written communication, suddenly all of this goes away.
There’s no tone in an email. People lose confidence right there when they communicate especially with an American cultural English speaker.

In the case of Japan or in my experience of the Japanese communication, there’s a very rigid code and the very formalized way of communication. So especially for written content, you don’t need so much of context because there are so many different forms that identify the meaning.

But an American English, people just want to be casual.
So you’ll get an email that says “Hey perfect!” and you’ll see that email and it can be very difficult to figure out if “Is he joking?” “Does he mean that my product is actually completely totally perfect?”. There’s suddenly all these questions and it can be very confusing.

I read you an email that I received last fall. Here is the email.

Spencer,

Perfect! See you at the university around 11:30am. We can walk over to the dorms and try to take a look – we’ll see if the building is open, and then head to the cafeteria to eat some lunch.

Best,
Andy

Now, this was a client relationship in fact, actually he was attempting to sell me a product. So you can see that there is potentially money at stake here.

I’m interested in his product but there is other things too and it could be a scenario in which he wants to be super rigid and communicate how serious you are about your own product, which in this case was the dorm room.

But he was totally casual with me and it worked. It worked because even though I wasn’t in the same room as him, I imagined myself being there, in a totally casual situation hearing him speak these words to me as if he was my friend and my coworker. So I was able to read his message and understand its meaning.

Someone who in Japanese culture you might not be casual with even in the first communication especially. In American culture, it’s incredibly important to be casual.

I am sure if you attend the culture class, you will hear this “Be casual”, but what does that actually mean?
That goes back towards “Awesome” and “Perfect” in the use of exaggeration which goes again back to the idea that you are just in the same room as someone talking as coworker or friends.

Akihiro:
I think a lot of Japanese people may feel a little awkward in writing a casual email.

Spencer：
Yes, It can be tough. So the way you can get there is through hyperbole.

And it even refers that back to the previous podcast about humor. Ultimately if you really think about it, exaggeration on this level is a kind of joke.

Going back to the vendor at the grocery store, I say “Awesome” when I take his food sample. Of course, I don’t think his food sample is actually the best thing ever. So it’s funny, we both laugh and that sort of exaggeration. It’s very effective in communication.

And it moves to email too. So if you’re having trouble with an email and it seems you know it’s sort of rigid, but you don’t really know why and something’s wrong.

A good idea is always to look and see if you have any place where there is exaggeration. If so, it might be good to add something like “Wow that was so great!” or “Thank you so much” or “That was just the best performance!” or something just find a way to compliment someone and then bring it up one notch.

But at the same time, don’t go overboard with six compliments in a row because as I say you’ll come up with tacky.

A formal email is a sign of bad news?

Akihiro:
What kind of impression would you get when you see a really formalized email?

Spencer：
I think it’s the police.

It makes me really nervous. I get very formal letters from the IRS which is the tax service. When I am in the trouble, when I receive formal emails, it always makes me feel unhappy.

When I have been rejected in business, the rejection is always very formal. It’s always like,

Dear Spencer Thurlow,

we appreciate your business but at this time, we feel it’s not right for us…

It gets very very formal very quickly and so when I see something like that or when I see a very formal subject in an email, I think “Something bad has happened” and it is almost always negative.

When I was shortlisted for a very famous award last year and I got the letter for the nomination and it was so casual. It was from the director and It was like,

Hey Spencer,

Just letting you know you’re on the shortlist for this big award.

Thanks,

And another example, I submitted some work to a different magazine and I was trying to have some work published in a magazine, but they didn’t like it. So I got the email back saying,

Dear Mr. Thurlow,

We humbly appreciate your submission, but at this time….”

It was like a super-tough language. That is a good example of a formality place out in the United States at least with my experience.